流程審批(原“消息互動”)

目錄

什么是流程審批

一、創(chuàng)建問卷/表單

二、開啟流程審批系統

三、實際體驗演示

四、更多應用場景

什么是流程審批

流程審批是一個可以讓填寫者提交的數據在填寫者（C端）和發(fā)布者（B端）之間進行多次流轉交互的系統。

使用流程審批，可以將表單/問卷中提交的數據流轉進入流程審批系統。在這個系統中，可按條件分配任務給不同的處理員，處理員可以執(zhí)行后續(xù)流程的流轉，也可以直接回復表單/問卷的填寫?；貜秃螅顚懻呖梢越邮盏较?，并繼續(xù)進行交流回復。

一、創(chuàng)建問卷/表單

流程審批的起始是問卷/表單中提交的數據，所以首先需要創(chuàng)建一份問卷/表單，在創(chuàng)建時無特殊要求，根據業(yè)務情況添加題型即可。

二、開啟流程審批系統

開啟流程審批功能的路徑：在創(chuàng)建的問卷/表單的設計問卷》流程審批。

流程審批可以進行以下的設置：

1、項目名稱

默認是表單/問卷的名稱，可修改內容，修改后點擊“確定”按鈕即可。

2、回復方式

可以根據業(yè)務需要自己選擇回復方式：

（1）微信訂閱消息：訂閱問卷星公眾號消息，回復消息會通過問卷星公眾號發(fā)送；
（2）自有服務號模版消息：訂閱自有服務號消息,回復消息會通過綁定自有服務號發(fā)送；詳細設置方法點擊此處查看

（4）用戶體系內消息：適用于問卷綁定了用戶體系，在設置流程審批回復消息方式可以選擇用戶體系內消息，后續(xù)流程審批內消息將會通過用戶體系》站內信通知，參與者登錄用戶體系即可查看。

選擇用戶體系內消息后，若問卷已經綁定了用戶體系，則會顯示已綁定的用戶體系，點擊“保存”即可，后續(xù)該問卷的流程審批的消息將通過用戶體系內》站內信回復，參與者登錄用戶體系可查看。

若問卷沒有綁定用戶體系，可以點擊“去綁定”將問卷綁定在用戶體系下。點擊后頁面會跳轉至默認用戶體系頁，可以在左側切換用戶體系后，點擊“綁定問卷”將問卷綁定至用戶體系內。

消息通知如下：

（5）企業(yè)微信消息：需要在企業(yè)微信內設置，使用企業(yè)微信作答的用戶，回復消息通過企業(yè)微信發(fā)送。

3、催辦設置

開啟后，當某節(jié)點協作員尚未處理時，系統將會在指定時間向協作員發(fā)起催辦提醒。

操作方法

入口：在流程審批》系統設置》催辦設置

1、點擊開啟催辦設置；
2、選擇提醒時間點，可以按每天/工作日（周一到周五）的整點；
3、點擊“保存”即可。

效果示例

系統會根據設置，在指定的時間發(fā)送催辦提醒。

點擊催辦消息，進入待處理頁面處理即可。

4、流程顯示字段

流程協作員在處理數據時，會看到一個任務列表。在此任務列表中會呈現該任務的一些概要信息。至于呈現哪些概要信息，可以在“流程顯示字段”這里進行選擇。

需要注意的是，這里只能選擇問卷/表單中的題目，比如示例中的姓名、手機號碼、想要參與的分會場。同時由于在問卷/表單中的題干一般都較長，系統會要求將較長的題干進行重命名，以便顯示在任務列表中。

5、填寫者流程主頁

填寫者未收到訂閱消息或刪除訂閱消息后，可以通過此鏈接重新進入流程后臺頁面。
問卷填寫頁開啟流程查詢入口：填寫者可以在問卷填寫頁進入填寫者流程主頁查看進度

6、節(jié)點

以最簡單請假流程的流程審批為例，員工提交請假需求、部門主管審核通過后、會交給HR進行審核。在這個簡單的請假消息交互中就有三個節(jié)點，分別是：員工、部門主管和HR。流程審批的節(jié)點概念與此相似：

問卷/表單的填寫者 = 員工，這個節(jié)點是天然存在的不需要額外設置； 流程審批的協作員 = 部門主管和HR，是流程審批中協作員的角色，需要添加并設置。

7、協作員及數據權限

（1）協作員：每個節(jié)點都可以增加多個節(jié)點協作員，節(jié)點協作員可通過微信掃碼綁定。設置完成后，有新任務需要其處理，會通過微信消息進行通知。

（2）數據源：在有多個協作員時，可以依據規(guī)則將問卷/表單提交的數據分配給不同的協作員。比如用戶體驗部門的員工提交的請假申請，交給用戶體驗部門的負責人來處理，其他部門交給其他部門負責人處理。這種區(qū)分開的不同部門的條件就稱為數據源。
具體的設置方法為：

普通錄入模式：

（1）新增節(jié)點協作員后，數據權限默認為全部數據；

（2）如需修改數據源點擊“數據源”，在新的頁簽點擊“新建數據源”；

（3）通過添加題目條件的方式，選定一定條件的數據源，并命名保存；

（4）保存后點擊協作員，綁定指定的協作員即可。

批量錄入模式：
適用于數據源較多時錄入
（1）點擊“綁定協作員”，選擇題目后，按相應的條件選擇協作員；

（2）如果條件分支較多，也可點擊批量“添加”，通過文本輸入的方式批量錄入。

轉交任務：針對審批員因為某些原因不能審批任務時，發(fā)布者可以將協作員手上的待處理任務轉交給其他協作員。
注意；轉交任務將轉交這個協作員手上的所有待處理任務。

抄送人：填寫者提交答卷后將數據抄送給指定人，僅“入口節(jié)點”有設置入口。

8、工作流

節(jié)點協作員在處理數據時，不僅能像處理工單一樣，輸入文字進行回復。而且還可以使用預定義好的處理方式。

比如在請假的消息交互中，可以預定義“通過”、“駁回”和”修改“三種處理方式，而且可以設置申請者可以做的后續(xù)行為：

通過：僅僅通知申請者，不需要申請者回復消息；
駁回：通知申請者，允許其回復，以便其進行進一步解釋；
修改：通知申請者，允許其回復并修改之前提交的數據，以便其修改后重新提交。

普通工作流/自動工作流區(qū)別

（1）普通工作流：需要綁定人工協作員，人工手動處理審批；
（2）自動化工作流：自動按條件處理，無需人工處理。需要設置好對應的條件（數據源）然后綁定對應的自動化工作流，當數據滿足條件后，就會按自動化工作流設置觸發(fā)流轉。

注意：設置自動化工作流后需要在協作員處綁定對應自動化工作流，符合條件的數據才會按綁定的自動化工作流執(zhí)行。

自動化工作流觸發(fā)方式

（1）自動觸發(fā)：

滿足條件數據觸發(fā)工作流后，系統立即執(zhí)行.

（2）等待管理員手動觸發(fā)：

滿足條件數據觸發(fā)工作流后，需要管理員手動點擊“立即執(zhí)行”。

（3）定時觸發(fā)：

是指工作流可以按指定的時間觸發(fā)處理答卷數據，適用于定時提醒，例如：借出設備到期歸還自動提醒、圖書借閱到期自動提醒等。

添加自動化工作流，在自動化工作流》觸發(fā)方式選擇“定時觸發(fā)”，點擊“設置觸發(fā)規(guī)則”

可以看到有以下幾種觸發(fā)規(guī)則

1、固定每天

選擇后，下方顯示選擇時間點；設置后答卷數據會在每天的這個時間點去固定觸發(fā)。

2、固定日期

選擇后，下方顯示：選擇日期、時間點；設置后答卷數據會統一在這個時間點觸發(fā)。 注意：在設置時間點后提交答卷進入流程的數據將不會觸發(fā)處理，需要發(fā)布者手動處理。

3、問卷內日期

選擇后，下方下拉可選擇“提交答卷日期”/問卷中填空題屬性為“日期”的題目、之前/之后、X天哪個時間點；設置后答卷數據會在設置的問卷內日期去觸發(fā)。

協作員環(huán)節(jié)：

（1）流轉至：當前工作流需要流轉的節(jié)點。設置后，執(zhí)行此工作流后數據會按設置流轉至相應節(jié)點

（2）消息內容：當前工作流執(zhí)行后回復的消息內容。例如：當工作流流轉至“回復填寫者”，可以在此輸入內容，填寫者會收到對應消息。

（3）修改范圍：協作員在審批時也可以修改答卷內容，適用于讓協作員補充信息等場景。

（4）抄送給：若協作員審批后需要將數據流轉至其他人員查看，可以設置對應的抄送員。
抄送填寫者進度：可以讓工作流流轉至其他節(jié)點時也能通知填寫者進度。

填寫者環(huán)節(jié)： 當協作員環(huán)節(jié)設置了流轉至“回復填寫者”，才可以設置填寫者環(huán)節(jié)。

（1）回復權限：接收通知、接收通知+回復消息、接收通知+回復消息+修改答卷，可根據業(yè)務自行選擇。

接收通知：填寫者僅接收通知消息；
接收通知+回復消息：通知填寫者，允許其回復，以便其進行進一步解釋；
接收通知+回復消息+修改答卷：通知填寫者，允許其回復并修改之前提交的數據，以便其修改后重新提交。 （2）修改：當回復權限設置了修改答卷，才可以設置修改。修改可以設置修改的題目范圍以及新增題目，讓填寫者后續(xù)補充填寫。 操作步驟如下圖所示：

（3）流轉回：當填寫者回復消息或修改答卷后，流轉回的節(jié)點，一般按默認即可。

9、查看流程數據

可以查看進入流程的數據詳情，通過篩選條件查看不同的數據詳情，例如：工作流、提交信息等，也可導出數據查看。 

三、實際體驗演示

現實生活中最能體現“流程審批”功能的就是請假流程，請假者和管理者在一個系統中進行流程審批，所以我們以請假流程為例來體驗并演示整個流程：

微信掃描下面的二維碼，體驗填寫者端的流程，管理員端的流程頁面將截圖在下文中。您實際提交的數據，我們也將定期處理。

1、填寫者填寫表單并訂閱

（1）員工通過鏈接進入”請假系統“，填寫必要信息后提交。

（2）在提交后頁面務必需要完成訂閱，提交的數據方能進入流程審批系統。

2、處理員接受消息并處理

（1）系統自動將提交的數據按預先設定的規(guī)則分配給不同的節(jié)點處理員，比如用戶體驗團隊成員提交請假申請會分配給用戶體驗團隊的負責人。這里的提醒均有微信提醒消息，提醒頻率為每五分鐘一次。

（2）節(jié)點處理員按預定義好的的處理方式進行處理，這里作為處理員的部門負責人可以執(zhí)行通過、駁回、修改三種處理方式，這里以”修改“為例繼續(xù)演示。

3、填寫者查看并繼續(xù)回復

（1）員工通過微信消息，接受并查看處理員的回復。

（2）員工根據回復消息的提示，修改請假申請的類型，并回復給部門負責人。

4、處理員繼續(xù)處理

部門負責人重新接收到請假申請，并處理為“通過”。

四、更多應用場景

流程審批系統的應用場景非常廣泛，比如：

（1）圖書館借閱證件辦理資料的提交與審核；

（2）用戶研究領域，NPS調查差評跟進與處理；點擊此處了解詳情

（3）企業(yè)行政部門，物品申領/申購系統、物品保修系統；

（4）企業(yè)HR部門，校招電子簡歷收集與面試預約系統；點擊此處了解詳情

（5）企業(yè)宣傳部門，宣講會/發(fā)布會報名+審批+通知系統）；點擊此處了解詳情

（6）學校，學校心理咨詢室預約系統；

（7）餐飲行業(yè)，餐廳座位預約系統；

（8）自媒體，投票活動候選人報名資料審核系統；

（9）學校、企業(yè)請假審批系統；點擊此處了解詳情

（10）新產品新功能Beat版本體驗預約系統;

（11）設備借出到期自動提醒系統；點擊此處了解詳情

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