采購小錦囊\n（實時更新）

為進(jìn)一步提高采購工作效率，分行行政部就日常采購中遇到的常見問題進(jìn)行收集整合，特制作該《采購小錦囊》，員工可通過掃碼自行處理常見問題，提高工作效率，同時也進(jìn)一步了解采購流程和相關(guān)規(guī)定，促進(jìn)信息共享和協(xié)作。

《采購小錦囊》將作不定期更新，如有疑問，請隨時與深圳分行行政部采購管理部聯(lián)系，謝謝。
【最新營銷物品采購規(guī)則】
1.
一、公共營銷費(fèi)用
（1）優(yōu)先于采購系統(tǒng)電商平臺采購，嚴(yán)格按照規(guī)定落實商品比價要求（具體比價操作流程見下文）。其中單筆5000元（含）以上的營銷物品必須通過采購系統(tǒng)網(wǎng)上商城、美好生活平臺入駐商家兩個渠道采購。
（2）采用美好生活平臺入駐商家渠道采購的，根據(jù)總行生活平臺經(jīng)營部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，需要注意的是在去紙化審批流中不需再經(jīng)過行政部審批（下同）。
（3）單筆5000元以下的營銷物品采購優(yōu)先通過網(wǎng)上商城、美好生活平臺入駐商家兩個渠道。如網(wǎng)上商城及美好生活平臺入駐商家無法滿足采購的條件下，通過線下三個入圍渠道山姆、天虹、潤家采購。線下渠道采購采用簽訂采購審批單形式，簽字完成后方可下單。
二、個人營銷費(fèi)用
（1）單筆5000元（含）以上的營銷物品采購?fù)ㄟ^美好生活平臺入駐商家。采用美好生活平臺入駐商家渠道采購的，根據(jù)總行生活平臺經(jīng)營部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。
（2）單筆5000元以下的營銷物品采購，由需求人自行在分行線下指定渠道購買，并自行于財務(wù)報銷系統(tǒng)發(fā)起報銷。個人營銷費(fèi)用線下渠道不作具體限定，但采購渠道須為國央企、公開知名供應(yīng)商，如大型商場（山姆、天虹、華潤、卓悅、萬象等）及公開外網(wǎng)大型電商平臺 （如京東、盒馬、天貓旗艦等）。
三、部門團(tuán)建/企業(yè)文化費(fèi)用
（1）單筆5000元（含）以上的物品采購須通過網(wǎng)上商城、美好生活平臺入駐商家兩個渠道。采用美好生活平臺入駐商家渠道采購的，根據(jù)總行生活平臺經(jīng)營部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。
（2）單筆5000元以下的物品采購，可不受白名單限制，即可在三個商超以外的渠道進(jìn)行采購，線下渠道采購采用簽訂采購審批單形式，簽字完成后方可下單。
（3）部門團(tuán)建用于員工零食水果飲品等下午茶的（單筆5000元以下的），無需簽訂采購審批單。
四、員工家訪伴手禮采購
（1）伴手禮預(yù)算：300元/人次。
（2）伴手禮內(nèi)容：水果或零食。
（3）采購渠道：采購系統(tǒng)電商平臺或線下的山姆、天虹、潤家。
（4）電商采購請于采購系統(tǒng)發(fā)起采購需求；線下采購請?zhí)崆昂灢少弻徟鷨巍?/div>
【電商平臺問答】
2. 問：電商平臺如何比價？
答：
第一步：明確需要采購的目標(biāo)商品（品牌+型號）；
第二步：進(jìn)入“采購系統(tǒng)-網(wǎng)上商城-商城首頁-電商平臺”頁面，搜索目標(biāo)商品，注意盡量確保在同一品牌、型號、規(guī)格基礎(chǔ)上進(jìn)行比價；
第三步：點(diǎn)擊“價格排序”（2次），按價格遞增排序；點(diǎn)擊“僅顯示有貨”，過濾無貨商品；
第四步：截圖搜索頁面，原則上選擇最低價商品（需要圈出所選商品）。
第五步：為避免后續(xù)因庫存不足或臨時調(diào)價等原因?qū)е聼o法下單，采購系統(tǒng)需求預(yù)算單價建議在所選商品價格基礎(chǔ)上適當(dāng)上浮 10%-15%；
第六步：采購比價截圖（注意盡量截圖至搜索欄）統(tǒng)一整合于一個 word 文檔里，并上傳至采購需求的“流程附件”中，請務(wù)必保存后再提交。

【注意】
（1）商品比價切勿存在傾向性，切勿直接將商品編號輸入搜索欄或者在單一電商平臺中搜索比價，請客觀比價。
（2）同一訂單中，單一商品單價200元以上且采購量100件以上的，或者單一商品金額5萬元以上的，須二次議價，并保留議價底稿。
（3）電子商品只有單一電商在售的，且單價超1000元的，須增加上傳商品官網(wǎng)或者主流自營電商的價格截圖。






3.
問：電商平臺查詢商品都顯示無貨？
答：針對分支行普通員工查詢商品顯示無貨的問題需要經(jīng)辦人配置默認(rèn)收貨地址。具體路徑如下:
個人中心-我的訂單-收貨地址-添加默認(rèn)收貨地址。

【注意】默認(rèn)收貨地址設(shè)置后，電商平臺僅限查詢商品，并無下單權(quán)限。



4. 問：為何電商平臺比價，搜索關(guān)鍵詞總是無法查詢到需要的比價商品？
答：
電商平臺搜索的關(guān)鍵詞不區(qū)分大小寫。
（1）如果關(guān)鍵詞之間如果存在空格，則表示有多個條件，符合其中一項關(guān)鍵詞的商品都會出現(xiàn)在搜索頁面上，關(guān)鍵詞之間是 “或者” 的關(guān)系。
（2）如果關(guān)鍵詞之間是連續(xù)沒有空格的，則表示只有1個條件，只有符合連續(xù)關(guān)鍵詞的商品才會出現(xiàn)在搜索頁面，關(guān)鍵詞之間是 “且” 的關(guān)系。
（3）精確搜索技能：搜索商品型號，直接定位具體商品。

【例】搜索 " 戴森（DYSON） 新一代吹風(fēng)機(jī) 負(fù)離子 進(jìn)口家用 HD08 "，則會出現(xiàn)與戴森相關(guān)的產(chǎn)品，或者與新一代吹風(fēng)機(jī)相關(guān)的產(chǎn)品，或者與負(fù)離子相關(guān)的產(chǎn)品，又或者與家用相關(guān)的產(chǎn)品（見圖一）。 

【例】搜索 " 戴森HD08 "，則會出現(xiàn)同時滿足品牌戴森又滿足型號HD08的產(chǎn)品（見圖二、圖三）。











5. 問：電商平臺下單失敗原因？
答：
（1）庫存不足：當(dāng)商品庫存數(shù)量大于等于50件時，系統(tǒng)顯示庫存充足。如果出現(xiàn)下單失敗情況，需要線下聯(lián)系電商平臺對應(yīng)負(fù)責(zé)人核實實際庫存數(shù)量。
（2）贈品不足：當(dāng)商品贈品數(shù)量不足的時候，也會出現(xiàn)下單失敗的情況。建議下單時統(tǒng)一選擇“不需贈品”來減少下單失敗的機(jī)率。
（3）額度不足：當(dāng)電商平臺額度不足時，也會出現(xiàn)下單失敗的情況。電商平臺額度是分支行共享的，故建議各位及時開票回款。



6.
問：為何京東電商平臺下單有時會收取運(yùn)費(fèi)？
答：京東電商平臺基礎(chǔ)運(yùn)費(fèi)規(guī)則：不滿49元收8元，大于49元不到99元收6元，超過99元免基礎(chǔ)運(yùn)費(fèi)。
如所采購物品金額沒有滿足免基礎(chǔ)運(yùn)費(fèi)條件，注意申請采購預(yù)算時，需要綜合考慮商品及運(yùn)費(fèi)因素。
7.
問：采購需求審批完成后，電商平臺的商品下架/漲價怎么辦？
答：
（1）漲價：線下聯(lián)系電商平臺調(diào)價；
（2）漲價：發(fā)起采購需求預(yù)算增補(bǔ)申請；
（3）下架/漲價：在滿足需求單價及數(shù)量的基礎(chǔ)上，換貨其他同類商品。
【采購系統(tǒng)操作問答】
8.
問：采購系統(tǒng)如何發(fā)起預(yù)算增補(bǔ)？
答：采購系統(tǒng)-采購需求-新增需求單-項目類別 調(diào)整為 預(yù)算增補(bǔ)，選擇需要增補(bǔ)的子需求增加預(yù)算。
注意所增補(bǔ)的預(yù)算應(yīng)為增補(bǔ)差價，而不是增補(bǔ)后總價。
【例】采購1個鼠標(biāo)，原預(yù)算為70元，由于漲價至75元。故需要增補(bǔ)的預(yù)算應(yīng)為5元。
【注意】預(yù)算增補(bǔ)申請?zhí)峤粫r，請在“流程”中備注說明以下信息：（1）申請預(yù)算增補(bǔ)的商品（2）增補(bǔ)金額（3）預(yù)算增補(bǔ)原因。
9. 問：為何采購系統(tǒng)某筆付款申請審批完成后，財務(wù)系統(tǒng)無法查詢到該筆付款？
答：采購系統(tǒng)付款申請審批完成后，單據(jù)會從采購系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至財務(wù)系統(tǒng)。如果未流轉(zhuǎn)成功，一般是因為付款單據(jù)導(dǎo)入失敗，經(jīng)辦人可在采購系統(tǒng)-合同管理-付款申請-導(dǎo)入失敗中查找該單據(jù)并查詢導(dǎo)入失敗原因，根據(jù)失敗原因進(jìn)行整改。整改路徑為：操作-更多-編輯付款信息/重新導(dǎo)入財務(wù)。
10. 問：為何采購系統(tǒng)某筆付款申請發(fā)起后，營銷費(fèi)用額度未抵扣？
答：通過采購系統(tǒng)發(fā)起的付款申請，只有在單據(jù)完全支付成功后（即財務(wù)系統(tǒng)顯示財務(wù)核算已審批完成），才會抵扣相應(yīng)的營銷費(fèi)用。故建議各部門支行做好費(fèi)用規(guī)劃，合理采購。
11.
問：采購系統(tǒng)如何發(fā)起預(yù)付款申請以及如何核銷預(yù)付款？
答：
第一步：采購系統(tǒng)-合同管理-驗收查詢-搜索需求單編號-查看需要預(yù)付款需求的合同名稱（見圖1）；
第二步：確認(rèn)合同名稱之后，再在預(yù)付款申請（新增付款）中選擇對應(yīng)的合同名稱發(fā)起預(yù)付款申請（見圖2）；
第三步：參照圖3填寫相關(guān)信息后點(diǎn)擊確定后再點(diǎn)擊“提交”（圖4）進(jìn)入付款信息編輯頁面；
第四步：參照圖5完善信息（注意單據(jù)類型選擇預(yù)付款）；
第五步：付款附件中上傳（1）預(yù)付款簽字面單（2）供應(yīng)商蓋章報價單（3）采購需求單審批截圖（4）其他相關(guān)附件，保存后提交。

【注意】預(yù)付款申請支付，且貨到驗收后，務(wù)必聯(lián)系供應(yīng)商開具發(fā)票，進(jìn)入預(yù)付款核銷環(huán)節(jié)。

預(yù)付款核銷：驗收后發(fā)起付款申請，付款頁面“ 是否核銷 ”處選擇“是”，在“已申請預(yù)付款”頁面選擇前期預(yù)付款的單據(jù)，進(jìn)行發(fā)票核銷。
  








12.

采購系統(tǒng)營銷類付款流程

1、登錄付款頁面路徑：OA - 全部應(yīng)用 - 行政 - 采購系統(tǒng)

2、合同管理 - 付款申請 - 搜索需求單編號 - 未申請 - 驗收狀態(tài)為“已驗收”的方可發(fā)起付款申請。

（1）可選擇單獨(dú)某一子需求付款

（2）也可選擇“合并付款”功能

3、合并付款方式：合并付款 - 更多查詢 - 搜索需求單編號 - 選擇需合并付款的單據(jù)進(jìn)行合并付款。

注意：不同電商平臺的商品無法合并付款，因此要確定對應(yīng)電商平臺的具體商品后再選擇合并付款。

4、發(fā)票識別：手機(jī)工作平臺- 采購管理 - 票據(jù)采集 - 圖像識別 - 拍照 - 識別 - 保存 - 識別成功并保存后的發(fā)票會同步至采購系統(tǒng)。

5、付款頁面的發(fā)票信息列表- 點(diǎn)擊選擇發(fā)票 - 選擇剛識別成功的發(fā)票

6、完成供應(yīng)商信息及收款賬號，六大電商平臺收款名稱如下：

京東：上海圓邁貿(mào)易有限公司（寧波銀行賬戶)

蘇寧：南京蘇寧易購電子商務(wù)有限公司

歐菲斯：歐菲斯集團(tuán)股份有限公司（寧波銀行賬戶)

得力：得力集實有限公司（寧波銀行賬戶)

網(wǎng)易嚴(yán)選：杭州網(wǎng)易嚴(yán)選貿(mào)易有限公司（寧波銀行賬戶)

晨光：科力普科技集團(tuán)股份有限公司（寧波銀行賬戶)

齊心：深圳齊心集團(tuán)股份有限公司（寧波銀行賬戶)

7、費(fèi)用分?jǐn)偭斜恚翰少徺M(fèi)用按照“誰使用，誰承擔(dān)”的原則明確收益部門及費(fèi)用列支。普通發(fā)票稅率默認(rèn)選擇0%。會計科目：營銷物品選擇業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)，酒水選擇業(yè)務(wù)招待費(fèi)。

8、付款說明：

（1）營銷物品采購付款說明備注：YX801

（2）酒水采購付款說明備注：YX801-J

9、付款附件上傳

（1）營銷物品

   ---會計附件上傳：pdf發(fā)票、logo照片、部門總簽字的方案

   ---審批官附件上傳：入庫單

（2）酒水

   ---會計附件上傳：pdf發(fā)票

   ---審批官附件上傳：入庫單

（3）工作平臺關(guān)聯(lián)附件

工作平臺- 采購管理 - 票據(jù)采集 - 附件上傳 - 拍照上傳 - 上傳成功后，附件方可同步采購系統(tǒng)。進(jìn)入采購系統(tǒng)附件上傳頁面導(dǎo)入照片即可。

注意：附件上傳后務(wù)必點(diǎn)擊保存。

10、附件上傳并保存后，回到付款頁面點(diǎn)擊“暫存”和“完成”后，再提交付款申請。

11、付款申請?zhí)峤缓?，申請人?wù)必定期跟進(jìn)付款進(jìn)度，留意付款單據(jù)是否被“財務(wù)退回”或“導(dǎo)入失敗”。如出現(xiàn)財務(wù)退回或?qū)胧t按系統(tǒng)提示進(jìn)行修正保存提交。被退回的單據(jù)直接從采購系統(tǒng)（我的桌面-待辦事項）進(jìn)入，無需撤回單據(jù)重提申請。

12、預(yù)算額度扣除：采購系統(tǒng)發(fā)起的付款申請只有支付成功后才會扣除預(yù)算額度，各部門請?zhí)崆耙?guī)劃好采購計劃，避免出現(xiàn)付款預(yù)算不足的情況。

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